Komunikasi Organisasional

1. Pengertian Dan Arti Penting Komunikasi

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”), secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.
Karena tanpa komunikasi, interaksi antar manusia, baik secara perorangan, kelompok, ataupun organisasi tidak mungkin dapat terjadi. Dua orang dikatakan melakukan interaksi apabila masing-masing melakukan aksi dan reaksi. Aksi dan reaksi dilakukan manusia baik secara perorangan, kelompok, atau organisasi.

Sebagai makhluk sosial, kita tidak bisa menghindar dari tindakan komunikasi menyampaikan dan menerima pesan dari dan ke orang lain. Tindakan komunikasi ini terus menerus terjadi selama proses kehidupannya. Prosesnya berlangsung dalam berbagai konteks baik fisik, psikologis, maupun sosial, karena proses komunikasi tidak terjadi pada sebuah ruang kosong. Pelaku proses komunikasi adalah manusia yang selalu bergerak dinamis. Komunikasi menjadi penting karena fungsi yang bisa dirasakan oleh pelaku komunikasi tersebut. Melalui komunikasi seseorang menyampaikan apa yang ada dalam benak pikirannya dan perasaan hati nuraninya kepada orang lain baik secara langsung maupun tidak langsung. Melalui komunikasi seseorang dapat membuat dirinya tidak merasa terasing atau terisolasi dari lingkungan di sekitarnya.

2. Jenis Dan Proses Komunikasi

Jenis-jenis Komunikasi :

A.    KOMUNIKASI MENURUT CARA PENYAMPAIAN

1) Komunikasi Lisan

Komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat bertatap muka, misalnya dialog dua orang, wawancara maupun rapat dan sebagainya.
Komunikasi yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon dan sebagainya.

     2) Komunikasi Tertulis 

 Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu.

Contoh-contoh komunikasi tertulis ini antara lain:

·         Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek.

·         Gambar dan foto, karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

·         Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.

Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Disamping itu perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut, misalnya aman, mudah dimengerti dan menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud.

B.    KOMUNIKASI MENURUT KELANGSUNGANNYA

1)  Komunikasi Langsung

Proses komunikasinya dilaksanakan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh jarak.

2)   Komunikasi Tidak Langsung

Proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan alat-alat atau media komunikasi.

C.     KOMUNIKASI MENURUT PERILAKU

1)  Komunikasi Formal

Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi / perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainya.

2)     Komunikasi Informal

Komunikasi yang terjadi didalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan, misalnya kabar burung, desas-desus, dan sebagainya.

3)     Komunikasi Nonformal

Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat tentang ulang tahun perusahaan, dan sebagainya.

D.    KOMUNIKASI MENURUT RUANG LINGKUP

1)     Komunikasi Internal

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja.

Komunikasi Internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu : 

• Komunikasi Vertikal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam bentuk komunikasi dari atasan kepada bawahan, misalnya perintah, teguran, pujian, petunjuk dan sebagainya. 
• Komunikasi Horisontal, yaitu komunikasi yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi/ kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar. 
• Komunikasi Diagonal, yaitu komunikasi yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang - orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi tidak sejalur vertikal.

2)     Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahaan tersebut. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :

·         Eksposisi, pameran, promosi, publikasi dan sebagainya.

·         Konperensi pers( press release ).

·         Siaran televisi, radio, dan sebagainya.

·         Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainya.

Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapat pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.

E.     KOMUNIKASI MENURUT ALIRAN INFORMASI

1. Komunikasi satu arah ( simplex )

Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja (one way communication ). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat atau yang terjadi karena sistem yang mengaturnya harus demikian, misalnya untuk menjaga kerahasiaan atau untuk menjaga kewibawaan pimpinan.

2. Komunikasi dua arah ( duplex )

Komunikasi yang bersifat timbal balik ( two ways communication ). Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feed back kepada komunikatornya. Maka komunikasi ini dapat memberikan kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya kesalah pahaman. 

3. Komunikasi ke atas

Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan.

4. Komunikasi ke bawah

Komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.

5. Komunikasi ke samping

Komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.

F.     KOMUNIKASI MENURUT JUMLAH YANG BERKOMUNIKASI

Komunikasi selalu terjadi diantara sesama manusia baik itu perorangan maupun kelompok. Oleh karena itu jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat clan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :

ü Komunikasi Intrapersonal

Komunikasi ini merupakan komunikasi dengan diri-sendiri baik disadari atau tidak, misalnya berpikir.

ü  Komunikasi Perseorangan (Interpersonal/antarpribadi)

Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga. Dalam komunikasi ini dapat dilaksanakan secara langsung maupun lewat telepon namun tetap terjadi secara perseorangan.

G.    DARI SEGI KEMASAN PESAN

Komunikasi dapat dilakukan secara verbal (dengan berbicara) atau dengan nonverbal (bahasa isyarat). 

• Komunikasi verbal : diwakili dalam penyebutan kata-kata yang pengukapannya dapat dengan lisan atau tertulis. 
• Komunikasi non verbal : terlihat dalam ekspresi atau mimik wajah,gerakan tangan,mata dan bagian tubuh lainnya.

Proses Komunikasi

A. Pengirim Pesan
        Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide  untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan   dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan  atau diekspresikan  oleh pengirim pesan.  Pesan dapat verbal atau nonverbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

B. Simbol/ Isyarat
        Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh  orang lain.

C. Media/Penghubung
        Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti : TV, radio surat kabar,  papan pengumuman, telepon dan lainnya.

D. Mengartikan Kode/Isyarat
        Setelah menerima pesan si penerima harus dapat memahami arti dari kode / pesan tersebut sehingga mudah untuk dimengerti.

E. Penerima Pesan
        Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan  dari si pengirim  meskipun dalam bentuk code/isyarat  tanpa mengurangi arti pesan  yang dimaksud oleh pengirim.

F. Balikan (feedback)
        Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi  kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting  bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat.

G. Gangguan
        Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi  akan tetapi mempunyai pengaruh dalam  proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita.

3. Komunikasi Efektif 

Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan.

Komunikasi yang efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu tidakan.

Syarat-syarat untuk berkomunikasi secara efektif adalah antara lain :

1. Menciptakan suasana yang menguntungkan. 
2. Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.
3. Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan. 
4. Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya. 
5. Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihak komunikan.

     Komunikasi efektif dipandang sebagai suatu hal yang penting dan kompleks . Dianggap penting karena ragam dinamika kehidupan (bisnis, politik, misalnya) yang terjadi biasanya menghadirkan situasi kritis yang perlu penanganan secara tepat, munculnya kecenderungan untuk tergantung pada teknologi komunikasi, serta beragam kepentingan yang ikut muncul.

     Syarat utama agar komunikasi itu efektif adalah kredibilitas. Keterampilan komunikasi antar perorangan adalah kemampuan untuk terus menerusmembangun kredibilitas dan dapat
dipercayanya segala apa yang kita komunikasikan. Untuk membangun kredibilitas harus ada isi pesan yang jelas, suara/intonasi dalam menyampaikan pesan dan wahana bagaimana orang itu menyampaikan pesan. Jadi semakin seseorang tidak konsekuen dengan ketiga hal tersebut, maka akan menentukan kredibilitas sesorang, semakin tidak konsekuen akan menjadi semakin “tidak dipercaya”.

Ada lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan yaitu:

1. Pengirim pesan (Sender)

2. Pesan yang dikirimkan (Message)

3. Bagaimana pesan tersebut dikirimkan (Media)

4. Penerima pesan (Receiver)

5. Umpan balik (Feedback)

Untuk dapat melakukan komunikasi efektif ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan yaitu :

1. Menganalisa
2. Menyalahkan
3. Menghakimi
4. Menasehati
5. Menginterogasi

     Keterampilan yang harus dimiliki dalam melakukan komunikasi efektif adalah keterampilan mendengarkan dan bertanya. Dalam proses berkomunikasi, seseorang harus mampu mendengarkan dan memahaminya dengan baik. Kemudian mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang saling memiliki keterkaitan dan mengarah pada suatu solusi atau ketenangan untuk masing-masing pihak. Sehingga tujuan utama dalam komunikasi yang efektif adalah sebuah win-win solution. Tak ada satupun orang yang mau disalahkan, inilah konsep dasar dari komunikasi efektif.

4. Implikasi Manajerial

       Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial atau manajemen
 

Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :
1. Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan
2. implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan